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关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知

发布日期:2018年05月31日

 

 

辛政办字〔2018〕21号

 

辛集市人民政府办公室

关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知

 

各乡、镇人民政府,市政府各部门及有关单位:

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河北省档案工作条例》相关规定,各单位达到入馆时限的档案应移交市档案馆保管,现就档案移交、接收工作通知如下:

一、各单位档案移交的范围、年限和门类

移交范围:各乡镇、市直党政机关、人民团体、事业单位等(名单见附件1)。

移交年限:各单位2012年前(含2012年)形成的保管期限30年以上(含30年)的各种门类和载体的档案;撤并单位档案移交至撤并之日。

移交档案门类:1、文书档案;2、科技档案;3、声像档案;4、专业档案;5、实物档案;6、电子档案及纸质档案的数字化副本;7、全宗卷、大事记。

二、时间安排

第一阶段:2018年7月1日至8月31日,市档案馆接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录等纸质检索工具及符合规范标准的电子目录。

第二阶段:2018年9月1日至12月31日,市档案馆根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档案、全宗卷和资料。

三、移交程序

(一)各单位按照档案移交进馆要求,对拟进馆档案进行审核,不符合进馆要求的案卷要重新整理、编目,确保移交进馆案卷质量符合规范要求。

(二)市档案馆要加强业务指导,组织专家对各单位拟入馆档案质量进行严格审查并出具认定报告,审查合格的档案方可移交入馆。

(三)单位在规定时间内将审查合格的档案移交到市档案馆,交接双方按移交目录清点核对,核对无误后,办理交接手续。

四、工作要求

(一)高度重视、加强领导。档案是党和国家的重要财富,档案工作是新时代中国特色社会主义文化建设的重要组成部分,按时、高效移交档案是法律赋予各级各单位的职责。这次档案移交进馆时间跨度长,档案资料数量多,各单位要秉承“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的理念,高度重视档案移交进馆工作,要确定一名领导分管此项工作,指定专人负责,按时圆满完成移交任务。

(二)高质量整理,确保齐全完整。各单位要严格按照档案馆档案移交进馆质量标准(附件2)要求,全面、系统、规范整理各种门类和载体的档案,市档案馆要对进馆档案严格把关验收,确保移交进馆的档案符合档案管护要求,不符合案卷质量标准的档案要限期返工整理,直至达到进馆标准。

(三)严格手续,确保档案安全。市档案馆要根据档案接收进馆规定,对入馆档案进行认真核查清点,要严格交接手续,做到移交清册清楚明白,移交登记要素完备。要严守保密制度,在交接中不得造成档案资料的失密、损坏和丢失。

(四)加强督导,落实责任。市档案馆要统筹安排全市档案接收入馆工作,及时掌握各单位档案整理、移交进度,组织业务骨干帮助各单位解决档案整理、移交过程中出现的各种技术问题。政府办公室要不定期对各单位档案移交工作进行督导检查,发现问题及时通报整改,对拒不移交档案资料的单位和个人,按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》依法处理。

 

附件:1各单位移交入馆档案年度构成表

         2档案移交进馆质量标准

 

 

 辛集市人民政府办公室

2018年5月16日


附件1

各单位移交入馆档案年度构成表

 

全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间2市委办公室(含机要局)200020124组织部1991201295(含党史研究室)20005宣传部199120126统战部199120127政法委199320128农工委199620129信访局1983201210纪检会2004201211团市委1992201212妇联会2000201213市政府办公室2010201288(含机关服务中心)2000106(含档案馆)200415民政局2000201216发展改革局2004201293(含物价局)2000全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间17科技局2000201218交通运输局2000201219商务局(含粮食局、粮食总站)20002012362000撤销粮食总站时21住房和城乡建局始建档年度2012117住房保障和房产管理局2000201222国土资源局2000201224供销合作联合社2003201226水务局2000201228农牧局(含农机总站)(含畜牧总站)200420122320002012272000201232卫生计生局(含卫生局)2000201233(含计生局)44财政局2000201290(含农开办)48国税局2000201283工会20002012全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间87文化广电新闻出版局2004201231广播电视台2000201289市直工委始建档年度201291党校2000201292工业和信息化局1991201297老干部局2000201298审计局2000201299林业局20042012100司法局20002012101环境保护局20002012102人大办公室20002012103政协办公室20002012104人力资源和社会保障局20002012 市场监督管理局  105(含工商局)2000201286(含技术监督局)   (含食药监局)  51旧城镇1983201254天宫营乡1983201255张古庄镇20042012全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间57小辛庄乡2004201258中里厢乡1994201260位伯镇2003201261新垒头镇1994201263辛集镇1983201266田家庄乡1983201268和睦井乡1983201270前营乡1994201272新城镇2000201275马庄乡1994201278南智丘镇1994201280王口镇20002012115科协20002012 统计局始建档年度2012118法院20042012

 

 

 


附件2

 

档案移交进馆质量标准

 

一、全宗内档案进馆范围

各单位进馆的档案资料主要包括:

(一)文书档案(永久、长期、30年)。

(二)专门档案(档案馆与移交单位协商确定)。

(三)特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定)。

(四)各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

(五)与入馆纸质档案相关联的电子档案。

(六)全宗卷。

二、接收标准

总体要求:进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。

    (一)文书档案

文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求;立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。

着重检查以下材料是否归档:业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。

1.以“卷”为单位整理的文书档案整理规范。

1)卷内文件目录:需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。

①责任者:全称或通用简称。

②文号:包括发文代字、发文年度、发文序号。

③题名:完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。

④日期:“年月日”填写完整,如19871021。

2)页号编写:卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用阿拉伯数字编写页号。

3)卷内备考表:卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。

4)案卷封面:项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。

①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章)。

②类别栏目暂空。

③案卷题名:要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字。

④起止年月:用阿拉伯数字填写。

⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

⑥归档号:不填写。

⑦封面右下角档号栏目:全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。

5)案卷装订:案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐;16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

6)案卷编号:永久、长期分别从“1”开始编制。

2.以“件”为单位整理的文书档案整理规范。

    (1)备考表:每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。

2)档案盒封面:刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。

3)档案盒盒脊:项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写;保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字;盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。

4)文件装订:归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

5)归档章:归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。

(二)专门档案

按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。

1.专门档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。

2.专门档案的装具应符合规范要求。

3.档号的编制应符合规范要求。

4.有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与管理科协商后再调整。

(三)照片档案

按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。

1.照片编号:一册(卷)照片从“1”顺编流水号。

2.文字说明:一组照片要有总说明和分说明,总说明在一组照片第一张文字说明处填写,包括时间、地点、人物(姓名、单位、职务)、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明,其中人物要注明在照片中的位置。

3.卷内目录:一组照片作为一份文件拟写题名,格式为“关于***(事由)的照片”。

4.照片档案封面:使用耐久书写材料规范、准确填写;案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”,其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。

5.案卷脊背:同以卷为整理单位的文书档案。

(四)录像、录音、光盘档案

1.录像带、录音带、光盘按归档时间排列,分别从“1”开始编写流水盘号。

2.录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面,封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像(音)”。

3.录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”。

4.影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号,档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。

(五)检索工具

档案进馆时需同时移交一套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印,打印封面,封面注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。

(六)电子档案

全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工,在移交纸质档案时,必须同时移交相应的电子档案数据光盘。档案数字化内容包括:

1.文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录输入档案管理系统,形成数据库,档案全文进行扫描形成电子文件。

2.业务档案(专门档案)、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统。

3.所有电子档案,要求与档案文件级目录相链接,建立全文数据库。

(七)全宗卷

按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理,内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。

 

    市档案馆业务指导电话:0311-83283102

 

 

 


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